Sollicitatiegesprek

... en wat daar aan vast zit.

Een sollicitatiegesprek moet ertoe leiden, dat de kandidaat die het best past de baan krijgt. De volgende voorwaarden zijn van belang om dit te bereiken:

De voorbereiding

  • De sollicitanten krijgen ruim op tijd de uitnodiging met plaats en tijd plus de namen en functies van de (bij voorkeur maximaal twee) gesprekspartners, alsmede de routebeschrijving. Soms is het nuttig te vragen diploma’s en getuigschriften mee te nemen.
  • De gesprekspartners zijn op de afgesproken tijd aanwezig zodat de sollicitant niet langer dan enkele minuten hoeft te wachten. Hebben een rustige ruimte gereserveerd, waar ze tijdens het gesprek (ook telefonisch) niet worden gestoord en hebben zich, ook door zich zoveel mogelijk te verplaatsen in de positie van de sollicitant goed voorbereid op de organisatie van het gesprek.
  • De gesprekspartners nemen aan het begin van het gesprek de tijd de kandidaat op zijn gemak te stellen.

Vragen

Er zijn drie soorten vragen:

  • open vragen beginnen met “hoe, wat, waar, wie, wanneer, waarom”
  • gesloten vragen zijn met “ja” of “nee” te beantwoorden
  • directe vragen: “waarom is dit zus en dat zo gegaan?”

Open vragen geven de kandidaat de gelegenheid zijn verhaal te vertellen. Wel doen de gesprekspartners er goed aan op te letten of de vragen wel worden beantwoord of dat de sollicitant er maar wat omheen draait. Ze maken het de gesprekspartners ook mogelijk om van de sollicitant:

  • zijn lichaamstaal te observeren, zoals zijn houding,
  • zijn enthousiasme of het gebrek daaraan te zien te horen en,

Gesloten vragen dienen om de snel essentiële informatie aan de weet te komen en om onduidelijkheden op te helderen – “Is het juist, dat…”, “heb ik goed begrepen dat ….” En zo meer.

De STAR-methode

Een aardig hulpmiddel om er achter te komen wat de kandidaat wel en niet in zijn mars heeft is de zogeheten STAR (Situatie, Taak, Actie en Resultaat)-methode. Dat gaat als volgt.Stel, dat een kandidaat solliciteert naar een commerciële baan. Vraag dan:

Situatie: beschrijf eens een situatie waarin u commercieel moest optreden Taken: welke taken en verantwoordelijkheden had u? Actie: wat hebt u precies gedaan? Resultaat: wat was het resultaat?

Op de STAR-manier kan de manier waarop de sollicitant te werk gaat wat duidelijker en concreter worden, u kunt proeven waar zijn aanpak in bepaalde situaties zal zijn.

Luisteren

Sollicitanten klagen vaak dat hun gesprekspartners nogal eens lang - soms zelfs autoritair - praten en dat ze de indruk maken amper te luisteren. Het vorengenoemde inclusive thinking – het zich verplaatsen in de positie van de kandidaat – voorkomt dit. Anderzijds: de gesprekspartners moeten het gesprek wel blijven sturen en af en toe laten merken dat ze het verhaal boeiend vinden.

De selectie

Het sollicitatiegesprek kan ertoe leiden dat het beeld van de sollicitant moet worden bijgesteld, in positieve of in negatieve zin. Wanneer een kandidaat de moeite genomen heeft om op gesprek te komen is het netter om de kandidaat via de telefoon af te wijzen zodat deze naar aanleiding van de afwijzing ook nog vragen kan stellen. Doe dit wel zo snel mogelijk zodat de sollicitant ook weet waar hij/zij aan toe is.

Bewaartermijn sollicitaties

Heeft een sollicitant de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat de organisatie zijn gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.

Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.


Tot slot

De werving en selectie dient een zorgvuldig proces te zijn. Vanzelfsprekend omdat u tot een goed besluit wilt komen over het in dienst nemen van een medewerker. Maar evenzeer moet het om een zorgvuldige behandeling van de sollicitant(en) gaan, hoewel dat niet in iedere situatie altijd even vanzelfsprekend lijkt te zijn. Voor een deel heeft u daarbij te maken met concrete wetgeving, denkt dan bijv. aan de Wet gelijke behandeling. Op de site van het College voor de Rechten van de Mens,  www.mensenrechten.nl vindt u meer informatie. Ook gaat het eenvoudigweg om een correcte en efficiënte afhandeling van gesprekken, berichtgeving, besluiten etc. De NVP-sollicitatiecode is hiervoor een zeer handig instrument: www.nvp-plaza.nl

Print dit artikel E-mail dit artikel

Sollicitatiegesprek

... en wat daar aan vast zit.

Een sollicitatiegesprek moet ertoe leiden, dat de kandidaat die het best past de baan krijgt. De volgende voorwaarden zijn van belang om dit te bereiken:

De voorbereiding

  • De sollicitanten krijgen ruim op tijd de uitnodiging met plaats en tijd plus de namen en functies van de (bij voorkeur maximaal twee) gesprekspartners, alsmede de routebeschrijving. Soms is het nuttig te vragen diploma’s en getuigschriften mee te nemen.
  • De gesprekspartners zijn op de afgesproken tijd aanwezig zodat de sollicitant niet langer dan enkele minuten hoeft te wachten. Hebben een rustige ruimte gereserveerd, waar ze tijdens het gesprek (ook telefonisch) niet worden gestoord en hebben zich, ook door zich zoveel mogelijk te verplaatsen in de positie van de sollicitant goed voorbereid op de organisatie van het gesprek.
  • De gesprekspartners nemen aan het begin van het gesprek de tijd de kandidaat op zijn gemak te stellen.

Vragen

Er zijn drie soorten vragen:

  • open vragen beginnen met “hoe, wat, waar, wie, wanneer, waarom”
  • gesloten vragen zijn met “ja” of “nee” te beantwoorden
  • directe vragen: “waarom is dit zus en dat zo gegaan?”

Open vragen geven de kandidaat de gelegenheid zijn verhaal te vertellen. Wel doen de gesprekspartners er goed aan op te letten of de vragen wel worden beantwoord of dat de sollicitant er maar wat omheen draait. Ze maken het de gesprekspartners ook mogelijk om van de sollicitant:

  • zijn lichaamstaal te observeren, zoals zijn houding,
  • zijn enthousiasme of het gebrek daaraan te zien te horen en,

Gesloten vragen dienen om de snel essentiële informatie aan de weet te komen en om onduidelijkheden op te helderen – “Is het juist, dat…”, “heb ik goed begrepen dat ….” En zo meer.

De STAR-methode

Een aardig hulpmiddel om er achter te komen wat de kandidaat wel en niet in zijn mars heeft is de zogeheten STAR (Situatie, Taak, Actie en Resultaat)-methode. Dat gaat als volgt.Stel, dat een kandidaat solliciteert naar een commerciële baan. Vraag dan:

Situatie: beschrijf eens een situatie waarin u commercieel moest optreden Taken: welke taken en verantwoordelijkheden had u? Actie: wat hebt u precies gedaan? Resultaat: wat was het resultaat?

Op de STAR-manier kan de manier waarop de sollicitant te werk gaat wat duidelijker en concreter worden, u kunt proeven waar zijn aanpak in bepaalde situaties zal zijn.

Luisteren

Sollicitanten klagen vaak dat hun gesprekspartners nogal eens lang - soms zelfs autoritair - praten en dat ze de indruk maken amper te luisteren. Het vorengenoemde inclusive thinking – het zich verplaatsen in de positie van de kandidaat – voorkomt dit. Anderzijds: de gesprekspartners moeten het gesprek wel blijven sturen en af en toe laten merken dat ze het verhaal boeiend vinden.

De selectie

Het sollicitatiegesprek kan ertoe leiden dat het beeld van de sollicitant moet worden bijgesteld, in positieve of in negatieve zin. Wanneer een kandidaat de moeite genomen heeft om op gesprek te komen is het netter om de kandidaat via de telefoon af te wijzen zodat deze naar aanleiding van de afwijzing ook nog vragen kan stellen. Doe dit wel zo snel mogelijk zodat de sollicitant ook weet waar hij/zij aan toe is.

Bewaartermijn sollicitaties

Heeft een sollicitant de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat de organisatie zijn gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.

Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.


Tot slot

De werving en selectie dient een zorgvuldig proces te zijn. Vanzelfsprekend omdat u tot een goed besluit wilt komen over het in dienst nemen van een medewerker. Maar evenzeer moet het om een zorgvuldige behandeling van de sollicitant(en) gaan, hoewel dat niet in iedere situatie altijd even vanzelfsprekend lijkt te zijn. Voor een deel heeft u daarbij te maken met concrete wetgeving, denkt dan bijv. aan de Wet gelijke behandeling. Op de site van het College voor de Rechten van de Mens,  www.mensenrechten.nl vindt u meer informatie. Ook gaat het eenvoudigweg om een correcte en efficiënte afhandeling van gesprekken, berichtgeving, besluiten etc. De NVP-sollicitatiecode is hiervoor een zeer handig instrument: www.nvp-plaza.nl