Registratie en privacy 

Uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (verder ‘WBP’) vloeit voort dat de werkgever op een behoorlijke en zorgvuldige wijze met personeelsinformatie dient om te gaan. Het bijhouden van personeelsgegevens is noodzakelijk voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Bovendien moet de werkgever bepaalde informatie verkrijgen op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid of fiscale wetgeving. 

De WBP heeft betrekking op ieder gebruik van persoonsgegevens. Onder gebruik verstaat men bijna alles wat met gegevens kan worden gedaan, zoals onder andere: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, uitwissen of vernietigen, samenbrengen, afschermen, met elkaar in verband brengen. 

Onder persoonsgegevens verstaat men gegevens die betrekking hebben op een persoon, die aan de hand van de bijgehouden gegevens identificeerbaar is. 

Het hiervoor genoemde in overweging nemende kan men concluderen dat de personeelsadministratie onder de WBP valt. Daarnaast bepaalt artikel 27 van de WBP dat een administratie ter verwerking van persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden aangemeld. 

Er wordt echter een uitzondering gemaakt voor een zgn. “eenvoudige administratie” die niet dient te worden gemeld bij het CPB. Een personeelsregistratie mag als ‘eenvoudig’ worden beschouwd als deze niet meer gegevens bevat dan: 

Personalia: 

  • naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, 
  • geboortedatum 
  • bank-/girorekening 
  • BSN-nummer 
  • (bij minderjarigheid gegevens ouders) 

Persoonlijke gegevens: 

  • functie, 
  • inhoud en aard arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden, 
  • persoonlijke kwaliteiten als vaardigheden, loopbaan en opleidingen 
  • geleverde arbeidsprestaties en gemaakte zakelijke ‘fouten’ 
  • gegevens samenlevingsverband voor zover van toepassing

Aanwezigheid: 

gegevens over aan- en afwezigheid, ziekteverzuim, beperkingen maar geen medische gegevens of informatie over de aard van de ziekte. 

Wettelijke verplichtingen: 

Gegevens uit hoofde van wetgeving waartoe de werkgever verplicht is, bijvoorbeeld informatie ten behoeve van belasting- en premieheffing, kopie identiteitsbewijs. 

NB: Op 25 mei 2018 treedt de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) in werking. Deze nieuwe (Europese) privacywetgeving is van toepassing op alle lidstaten van de Europese Unie en zal als vervanging dienen voor nationale wetten zoals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 

Let u op dat u het BSN van de werknemer niet gebruikt voor eigen doelen. Het mag alleen in correspondentie met het UWV de Belastingdienst en de bedrijfsarts worden gebruikt en eventueel met uw verzuimverzekeraar.

Print dit artikel E-mail dit artikel

Registratie en privacy 

Uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (verder ‘WBP’) vloeit voort dat de werkgever op een behoorlijke en zorgvuldige wijze met personeelsinformatie dient om te gaan. Het bijhouden van personeelsgegevens is noodzakelijk voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Bovendien moet de werkgever bepaalde informatie verkrijgen op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid of fiscale wetgeving. 

De WBP heeft betrekking op ieder gebruik van persoonsgegevens. Onder gebruik verstaat men bijna alles wat met gegevens kan worden gedaan, zoals onder andere: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, uitwissen of vernietigen, samenbrengen, afschermen, met elkaar in verband brengen. 

Onder persoonsgegevens verstaat men gegevens die betrekking hebben op een persoon, die aan de hand van de bijgehouden gegevens identificeerbaar is. 

Het hiervoor genoemde in overweging nemende kan men concluderen dat de personeelsadministratie onder de WBP valt. Daarnaast bepaalt artikel 27 van de WBP dat een administratie ter verwerking van persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden aangemeld. 

Er wordt echter een uitzondering gemaakt voor een zgn. “eenvoudige administratie” die niet dient te worden gemeld bij het CPB. Een personeelsregistratie mag als ‘eenvoudig’ worden beschouwd als deze niet meer gegevens bevat dan: 

Personalia: 

  • naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, 
  • geboortedatum 
  • bank-/girorekening 
  • BSN-nummer 
  • (bij minderjarigheid gegevens ouders) 

Persoonlijke gegevens: 

  • functie, 
  • inhoud en aard arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden, 
  • persoonlijke kwaliteiten als vaardigheden, loopbaan en opleidingen 
  • geleverde arbeidsprestaties en gemaakte zakelijke ‘fouten’ 
  • gegevens samenlevingsverband voor zover van toepassing

Aanwezigheid: 

gegevens over aan- en afwezigheid, ziekteverzuim, beperkingen maar geen medische gegevens of informatie over de aard van de ziekte. 

Wettelijke verplichtingen: 

Gegevens uit hoofde van wetgeving waartoe de werkgever verplicht is, bijvoorbeeld informatie ten behoeve van belasting- en premieheffing, kopie identiteitsbewijs. 

NB: Op 25 mei 2018 treedt de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) in werking. Deze nieuwe (Europese) privacywetgeving is van toepassing op alle lidstaten van de Europese Unie en zal als vervanging dienen voor nationale wetten zoals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 

Let u op dat u het BSN van de werknemer niet gebruikt voor eigen doelen. Het mag alleen in correspondentie met het UWV de Belastingdienst en de bedrijfsarts worden gebruikt en eventueel met uw verzuimverzekeraar.