Personeelsdossier, procedure 

Hoe om te gaan met een personeelsdossier. Onderstaand voorbeeld is afkomstig uit een grotere organisatie, met een afdeling personeelszaken. Voor uw organisatie kunt u er de bruikbare elementen  uithalen. 

Het dossier 
  • In het persoonsdossier van de medewerker zit alle informatie van de indiensttreding tot en met het einde van het dienstverband. 
  • De personeelsadministratie houdt de persoonsdossiers bij en schoont deze geregeld. 
  • In verband met dossiervorming bij disfunctioneren of verwijtbaar handelen is het raadzaam leidinggevenden te verzoeken correspondentie met ondergeschikten die relevant is aan te leveren aan het personeelsdossier. 
Informatie uit het persoonsdossier en het inzien ervan 
  • De directie kan desgevraagd inlichtingen krijgen over de inhoud van het persoonsdossier of het hele dossier inzien. Hetzelfde geldt voor een afdelingsmanager, maar alleen als het gaat om een medewerker van zijn afdeling. 
  • De medewerker zelf heeft het recht zijn persoonsdossier in te zien, maar alleen als er iemand van de personeelsafdeling bij is. 
  • De medewerker heeft het recht rectificatie of aanvulling van zijn persoonsgegevens en dossier te vragen. 
  • Elk persoonsdossier moet geregeld worden geschoond. Dit moet eveneens gebeuren als iemand het mag inzien. 
  • Alleen iemand van de personeelsafdeling mag kopieën maken van (delen) van het persoonsdossier. 
  • Het personeelsdossier mag geen informatie over medische zaken betreffende de werknemer bevatten, zoals aard van eventuele ziekten etc. 

Informatie aan derden 

  • Derden krijgen uit het persoonsdossier geen informatie. Daarvan mag alleen worden afgeweken in overleg met de P&O-manager/ Directie. 
  • Verzoeken om informatie door ondernemingen over medewerkers die er hebben gesolliciteerd, gaan naar de afdelingsmanager of de persoon die de referentie geeft.

Vernietiging van archiefstukken 

Na 3 jaar, fiscaal na 7 jaar, worden de stukken uit de dossiers verwijderd en vernietigd. 

Gegevens die fiscaal van belang zijn worden na 7 jaar vernietigd. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs worden na 5 jaar vernietigd. Na 2 jaar na einde dienstverband worden andere stukken in het de dossiers verwijderd. 

Bij WGA eigenrisico dragers mogen gegevens over arbeidsongeschiktheid 10 jaar bewaard worden. 

De eigenrisico drager voor de ZW mag de gegevens betreffende verzuim 5 jaar bewaren.  

Verzuimdossiers en informatie bedrijfsartsen   

Psychologische rapporten 

  • Rapporten van psychologische testen worden opgeborgen in het persoonsdossier. Afdelingsmanagers kunnen een psychologische rapport van een medewerker van hun afdeling inzien. 
  • Er mag geen fotokopie van een psychologische rapport worden gemaakt. Één jaar na dato moet het rapport worden vernietigd. 

Loopbaantesten

Loopbaantesten worden 1 jaar in het persoonsdossier bewaard. 

Belastende informatie in persoonsdossiers

De persoonsgegevens worden zo volledig mogelijk in het persoonsdossier bewaard. Bijvoorbeeld stukken over disciplinaire maatregelen en schriftelijke waarschuwingen.   

Beoordelings- en functioneringsgesprekken

De originele overzichten zitten in het persoonsdossier. De afdelingsmanager en de medewerker krijgen een kopie. 

Het inzien van persoonsdossiers ten behoeve van opsporingsactiviteiten

De regel dat derden geen inlichtingen krijgen uit persoonsdossiers, geldt ook voor de politie. Alleen als opsporingsambtenaren een bevel tot huiszoeking hebben, moet de onderneming dat bevel gehoorzamen. En dan nog kan dit uitsluitend via de P&O-manager. Opsporingsactiviteiten kunnen niet via de bedrijfsveiligheid lopen en evenmin via bij de onderneming in dienst zijnde onbezoldigde politieambtenaren. Beide worden geacht geen verlengstuk te zijn van het opsporingsapparaat. 

Deze gegevens mogen niet in handen van derden komen. Grote zorgvuldigheid is hierbij geboden vooral om de privacy van de medewerker te beschermen.

Print dit artikel E-mail dit artikel

Personeelsdossier, procedure 

Hoe om te gaan met een personeelsdossier. Onderstaand voorbeeld is afkomstig uit een grotere organisatie, met een afdeling personeelszaken. Voor uw organisatie kunt u er de bruikbare elementen  uithalen. 

Het dossier 
  • In het persoonsdossier van de medewerker zit alle informatie van de indiensttreding tot en met het einde van het dienstverband. 
  • De personeelsadministratie houdt de persoonsdossiers bij en schoont deze geregeld. 
  • In verband met dossiervorming bij disfunctioneren of verwijtbaar handelen is het raadzaam leidinggevenden te verzoeken correspondentie met ondergeschikten die relevant is aan te leveren aan het personeelsdossier. 
Informatie uit het persoonsdossier en het inzien ervan 
  • De directie kan desgevraagd inlichtingen krijgen over de inhoud van het persoonsdossier of het hele dossier inzien. Hetzelfde geldt voor een afdelingsmanager, maar alleen als het gaat om een medewerker van zijn afdeling. 
  • De medewerker zelf heeft het recht zijn persoonsdossier in te zien, maar alleen als er iemand van de personeelsafdeling bij is. 
  • De medewerker heeft het recht rectificatie of aanvulling van zijn persoonsgegevens en dossier te vragen. 
  • Elk persoonsdossier moet geregeld worden geschoond. Dit moet eveneens gebeuren als iemand het mag inzien. 
  • Alleen iemand van de personeelsafdeling mag kopieën maken van (delen) van het persoonsdossier. 
  • Het personeelsdossier mag geen informatie over medische zaken betreffende de werknemer bevatten, zoals aard van eventuele ziekten etc. 

Informatie aan derden 

  • Derden krijgen uit het persoonsdossier geen informatie. Daarvan mag alleen worden afgeweken in overleg met de P&O-manager/ Directie. 
  • Verzoeken om informatie door ondernemingen over medewerkers die er hebben gesolliciteerd, gaan naar de afdelingsmanager of de persoon die de referentie geeft.

Vernietiging van archiefstukken 

Na 3 jaar, fiscaal na 7 jaar, worden de stukken uit de dossiers verwijderd en vernietigd. 

Gegevens die fiscaal van belang zijn worden na 7 jaar vernietigd. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs worden na 5 jaar vernietigd. Na 2 jaar na einde dienstverband worden andere stukken in het de dossiers verwijderd. 

Bij WGA eigenrisico dragers mogen gegevens over arbeidsongeschiktheid 10 jaar bewaard worden. 

De eigenrisico drager voor de ZW mag de gegevens betreffende verzuim 5 jaar bewaren.  

Verzuimdossiers en informatie bedrijfsartsen   

Psychologische rapporten 

  • Rapporten van psychologische testen worden opgeborgen in het persoonsdossier. Afdelingsmanagers kunnen een psychologische rapport van een medewerker van hun afdeling inzien. 
  • Er mag geen fotokopie van een psychologische rapport worden gemaakt. Één jaar na dato moet het rapport worden vernietigd. 

Loopbaantesten

Loopbaantesten worden 1 jaar in het persoonsdossier bewaard. 

Belastende informatie in persoonsdossiers

De persoonsgegevens worden zo volledig mogelijk in het persoonsdossier bewaard. Bijvoorbeeld stukken over disciplinaire maatregelen en schriftelijke waarschuwingen.   

Beoordelings- en functioneringsgesprekken

De originele overzichten zitten in het persoonsdossier. De afdelingsmanager en de medewerker krijgen een kopie. 

Het inzien van persoonsdossiers ten behoeve van opsporingsactiviteiten

De regel dat derden geen inlichtingen krijgen uit persoonsdossiers, geldt ook voor de politie. Alleen als opsporingsambtenaren een bevel tot huiszoeking hebben, moet de onderneming dat bevel gehoorzamen. En dan nog kan dit uitsluitend via de P&O-manager. Opsporingsactiviteiten kunnen niet via de bedrijfsveiligheid lopen en evenmin via bij de onderneming in dienst zijnde onbezoldigde politieambtenaren. Beide worden geacht geen verlengstuk te zijn van het opsporingsapparaat. 

Deze gegevens mogen niet in handen van derden komen. Grote zorgvuldigheid is hierbij geboden vooral om de privacy van de medewerker te beschermen.